Semi-automatisierte Nutzerrekrutierung für User Research mit Airtable

Um bei meinem derzeitigen Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass wir regelmäßig qualitative Users Tests durchführen können, bin ich zu dem Entschluss gekommen, dass die Rekrutierung am einfachsten mit einer eigenen Datenbank ist, in der man teilnahmewillige Menschen speichert und jederzeit kontaktieren kann.

Am Anfang habe ich dafür auf Google Forms im Zusammenspiel mit Google Sheets gesetzt, da wir eh auf die Google Suite setzen. Dies hatte allerdings ein paar Herausforderungen und Schwierigkeiten, wenn es darum ging langfristig Teilnehmer zu protokollieren (letzte Teilnahme, Thema etc.).

Mit etwas Handarbeit und dieser Formel zur Verbindung einzelner Teilnehmer und Termine

ging das zwar halbwegs, war aber sehr frickelig.

Im Frühjahr 2018 hörte ich dann von Airtable und fand es sofort äußerst interessant, da es eine Art dynamische ("grafische Datenbank") Version von Google Sheets darstellt, bei der man sehr einfach über mehrere Tabellen hinweg Daten verknüpfen kann.

Mit Hilfe von verschiedenen "Views" kann man dort auch Formulare anlegen, die direkt eine Tabelle füttern. Damals gab es dafür allerdings noch keine deutschsprachige Oberfläche. Mittlerweile kann man allerdings nahezu alle Elemente selber formulieren und so fragen wir z. B. ein paar soziodemografische Daten ab, um besser filtern zu können, bei wem eine Einladung zu einem konkreten Termin passen könnte.

Dieses Formular verteilen wir über eBay Kleinanzeigen, Facebook oder per Newsletter und haben dadurch mittlerweile über 1.500 potentielle Teilnehmer im Raum Berlin in unserer Datenbank. Für konkrete Termine erstellen wir ein weiteres Formular, das wir an ausgewählte Personen schicken, um die Verfügbarkeit zu überprüfen:

Somit ist es mit relativ wenig manuellem Aufwand möglich selber Teilnehmer für qualitative Nutzertests zu rekrutieren.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Erkenntnisse aus den Tests in der selben Airtable-"Base" angelegt und mit den Teilnehmern verknüpft werden können. Dies hilft enorm für die langfristige zentrale Dokumentation.